Scrivere una lettera commerciale

Nel corso degli ultimi mesi, abbiamo ricevuto molte richieste di preventivi per la scrittura di lettere commerciali. Siamo sinceri: anche noi avevamo ingenuamente previsto un rapido declino della tradizionale lettera commerciale a favore dell’email. Ne eravamo così certi, che nel nostro catalogo di servizi la lettera commerciale non era più presente. In realtà, nell'era della comunicazione istantanea, le lettere commerciali rappresentano ancora il modo più civile e rispettoso di introdurre se stessi, la propria azienda, i propri prodotti. Potremmo azzardare ipotesi sul perché questo stia accadendo, ma pensiamo che sia più importante dedicare questo spazio per dare qualche consiglio su come scrivere un’efficace lettera commerciale.

Gli elementi di una lettera commerciale
Quando si scrive una lettera commerciale, si devono prendere in considerazione tre elementi principali:

* L'obiettivo della comunicazione
* Le caratteristiche del destinatario
* La reazione che si vuole ottenere

Questi tre punti essenziali guideranno la scelta delle informazioni da inserire e il tono della lettera. L'obiettivo della comunicazione Chi scrive deve cercare di condensare l’obiettivo della comunicazione in una sola frase:

Ad esempio:

* Informare il lettore che è on line il nostro nuovo sito web
* Informare sulla promozione speciale per il mese di maggio
* Convincere a provare il nostro nuovo prodotto o servizio
* Chiedere scusa perché la nostra merce è stata spedita in ritardo
* Raccogliere dati di mercato sui clienti

Le caratteristiche del destinatario
Cercate di definire età, sesso, lavoro, titolo di studio, capacità di comprensione delle informazioni contenute nella lettera, conoscenza dei vostri prodotti e servizi, interessi personali, e tutto quanto vi possa servire per adattare lo stile e i contenuti alle caratteristiche del lettore. La reazione che si vuole ottenere Definite in una sola riga in qual è l’azione che il lettore deve compiere dopo aver letto la lettera.

Ad esempio:

* Ordinare un prodotto
* Visitare il sito web
* Iscriversi alla newsletter
* Chiedere ulteriori informazioni

Dopo aver raccolto queste informazioni essenziali, cominciate a scrivere seguendo tutte le regole indicate di seguito:

Concentratevi sui benefici per il lettore
È lui il protagonista della lettera non la vostra azienda. Al lettore non interessa che voi siate leader di mercato, se non nella misura in cui questo gli consenta di migliorarsi la vita risparmiando soldi o tempo, facendo un buon acquisto o sentendosi soddisfatto nelle sue aspirazioni psicologiche o intellettuali. Guardate le cose dal suo punto di vista. Non ditegli “che la vostra lampadina ha la tecnologia più avanzata”; ditegli che gli fa risparmiare 70 € all’anno sulla bolletta della luce.

Promettete (e mantenete)
Contrariamente a quello che si pensa, la lettura di una lettera commerciale non è lineare. Non si inizia dall’oggetto per arrivare ai saluti. La lettura segue una specie di percorso casuale guidato dai segnali distribuiti sulla lettera: scritte colorate, grassetti, corsivi, punti elenco. Dopo il mittente, la prima cosa che si legge è il post scriptum, che di solito riepiloga i vantaggi contenuti nella lettera. Dal post scriptum il lettore passa poi a leggere le prime righe. Quindi, usate le prime righe e il p.s per dire le cose più importanti e promettere un vantaggio per il cliente. Poi mantenete questa promessa.

Siate brevi
Non siete gli unici a spedire lettere commerciali. Sulla scrivania di un manager d’azienda ne arrivano una decina ogni giorno. Tutti cercano di ottenere visibilità, pochissime ci riescono. Se la lettera è molto lunga, viene accantonata per essere letta dopo, poi dopo ancora, poi mai più. Cercate di contenere tutte le informazioni in una sola facciata di foglio A4.

Usate il tono giusto
Molti consigliano di usare un tono informale, molto colloquiale, simile ad una conversazione tra vecchi amici. Noi facciamo il contrario, soprattutto se la lettera raggiunge un destinatario che non ci conosce e deve farsi un’opinione su di noi. Usate un tono formale, rispettoso del lettore. Date del lei, evitate espressioni dialettali o molto tecniche (se non strettamente necessarie). Siate educati e cercate di assicurarvi la credibilità necessaria per raggiungere l’obiettivo della lettera.

Curate l’aspetto grafico
Le lettere commerciali non sono un mezzo su cui fare esperimenti legati al carattere, i colori, o le immagini. Siate seri, dando rilievo alle informazioni e ai vantaggi per il lettore. Evitate anche l’effetto “muro di testo”: una lettera lunghissima, senza divisione tra i paragrafi, e senza punti di riferimento come elenchi, grassetti, frasi con colori diversi. Spaventerebbe anche un lettore accanito abituato a leggere di tutto.

Evitate errori
Non pensiate che le persone che leggono le vostre lettere non si accorgano degli errori ortografici. Il manager che riceve la vostra lettera cerca in tutti i modi di “screditarvi” per giustificare il fatto di non volervi richiamare, rispondere alla vostra lettera, o fissarvi un appuntamento. Non dategli il pretesto per farlo. Una lettera pulita e corretta gli pone il dubbio che forse realmente sta rinunciando ad un affare irripetibile offerto da un’azienda seria.

Spingete a compiere un'azione
In fondo è l’obiettivo ultimo della lettera. Cercate di rendere quest'operazione semplice, con pochi passaggi. Se possibile indicate un referente certo, con nome e cognome, numero di telefono e/o email.