L'email in azienda

Non faremo una noiosa introduzione sull’importanza che ha assunto la posta elettronica: tutti ne sono consapevoli. Vi daremo solo dei buoni consigli, quelli che insegniamo ai nostri clienti e applichiamo nel nostro lavoro quotidiano. Un’informazione prima dei consigli: ricordate sempre che il vostro messaggio non è l’unico che il destinatario deve leggere.

Consigli pratici

1. Scrivete un oggetto completo
Quando arriva una nuova email, il destinatario compie due movimenti con lo sguardo: legge prima il mittente e poi l’oggetto. Se il destinatario conosce il mittente, l’oggetto della mail perde un po’ della sua importanza. Se non lo conosce (come avviene nelle campagne di email marketing) sulla base di questo decide se leggere il messaggio o cestinarlo. La scelta dell’oggetto, quindi, è fondamentale. L’oggetto deve indicare cosa il lettore troverà nel messaggio e comunicare il valore delle informazioni in esso contenute. Cercate di restare sotto i 30 caratteri. L’oggetto deve essere onesto: per aumentare la possibilità di lettura molti sono tentati di scrivere gratis, o grande occasione, o eccezionale offerta. Il risultato sarebbe di sicuro il cestino: il web è inondato di messaggi spazzatura che fanno false promesse.Date enfasi all’oggetto evitando parole scontate, punti esclamativi e simboli dell’euro. Con la diffusione di programmi come Outlook, oltre al mittente e al soggetto assume importanza anche l’anteprima del messaggio visualizzata nella parte inferiore dello schermo. I contenuti più interessanti del messaggio, quindi, devono essere inseriti nella parte superiore del messaggio. Le prime righe di testo sono fondamentali per comunicare il vantaggio che il lettore troverà nel messaggio e convincerlo a continuare a leggere.

2. Personalizzate il messaggio
I saluti che aprono il testo dell’email sono una grande opportunità per dimostrare al lettore che lo conoscete. L’ideale è chiamare il lettore per nome; questo vi assicura un livello di attenzione molto elevato. Ad esempio: Gentile Sig. Mario Bianchi.Nel caso questa informazione non fosse disponibile, usate una formula di saluto che indichi la relazione che il lettore ha con la vostra azienda. Ad esempio: Gentile cliente della XYZ. Questo vi permette di superare la naturale diffidenza che il lettore ha verso messaggi spediti da chi non si conosce.

3. Siate brevi ed andate dritti al punto
Chi riceve regolarmente email di lavoro è di solito una persona molto impegnata. Quando queste persone ricevono messaggi molto lunghi li saltano per poi leggerli successivamente: il rischio è che di rinvio in rinvio finiscano nel cestino. Un’email efficace non è solo breve; si può anche essere brevi senza dire niente di importante. Bisogna essere brevi e nelle poche battute a disposizione dire tutto.

4. Non spedite allegati non richiesti
Allegati molto pesanti creano problemi a chi ha computer vecchi e collegamenti Internet lenti. Gli allegati, inoltre, creano diffidenza per la loro pericolosità come portatori di virus.Nel dubbio, se non conoscono il mittente, molti scelgono il cestino.

5. Attenzione al formato HTML
Molte aziende scelgono di inviare email in formato HTML perchè questo consente di inserire immagini, musica e anche video. In realtà, non tutti riescono a visualizzare in modo corretto le email in questo formato. Per non rinunciare ai vantaggi dell’HTML si può chiedere agli iscritti alla newsletter di scegliere se ricevere le email in formato “solo testo” o in HTML.

6.Non scrivete tutto in maiuscolo
Non è vero che il maiuscolo attrae l’attenzione: rende solo molto difficile la lettura, perché i nostri occhi non hanno punti di riferimento.

7. Semplici e senza stravaganze
Non usate caratteri strani: se non sono presenti nel computer del destinatario si trasformano comunque in un Verdana, Arial, Georgia o Times. Non inserite faccine, sfondi colorati e gif animate. Vanno bene quando si scrivono due adolescenti, non per una seria corrispondenza d’affari.

8. nome, cognome, ruolo, azienda, contatti
Non dimenticate mai di inserire una firma personalizzata che includa nome, cognome, azienda, ruolo ricoperto, telefono.

9. Un po’ di pazienza
Prima di cliccare sul tasto invia, leggete e rileggete il messaggio fino alla noia. Controllate che sia chiaro e non ci siano errori di ortografia e/o battitura. Fatelo soprattutto quando il vostro messaggio è indirizzato ad un cliente che non vi conosce. Gli errori parlano male di voi.

10. Rispondere in tempo
Rispondete alle vostre telefonate una volta a settimana oppure lo fate ogni volta che squilla il telefono?